Die Universität Stuttgart verfolgt mit der Auswahl und Einführung der neuen Softwarelösung einen strategischen Ansatz im Sinne ihrer Digitalisierungsziele. Im Vordergrund steht nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen – etwa die automatisierte Datenmeldung gemäß Hochschulstatistikgesetz (HStatG) – sondern auch die Weiterentwicklung des gesamten Promovierendenwesens in Richtung eines modernen, serviceorientierten und qualitätsgesicherten Systems.
Das Hauptziel besteht in der zuverlässigen und automatisierten Erfüllung der jährlichen Berichtspflichten an das statistische Landesamt gemäß HStatG. Darüber hinaus wurden eine Reihe wichtiger Nebenziele definiert, die für die Universität Stuttgart im Mittelpunkt stehen:
Unterstützung trotz knapper Ressourcen: Die Lösung soll es ermöglichen, ein breites Serviceangebot auch mit begrenzter personeller Kapazität zu realisieren.Qualitätssicherung: Die Software soll helfen, einheitliche Standards zu etablieren, Abläufe zu dokumentieren und die Betreuung der Promovierenden kontinuierlich zu verbessern.Arbeitserleichterung: Eine hohe Nutzerfreundlichkeit und durchdachte Abläufe sollen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden der Fakultäten erhöhen.
Auf Basis von MR.KNOW – BPM wurde ein digitaler Gesamtprozess für die „Zulassung zur Prüfung und Durchführung der Prüfung“ realisiert. Dabei lag der Fokus auf einer strukturierten, datenbankgestützten Umsetzung mit klaren Rollen, Abläufen und Dokumentationsanforderungen.
Zum Einsatz kamen verschiedene Module der Software, die gemeinsam eine durchgängige und skalierbare Lösung bilden. Ein dialogbasierter Hauptprozess ermöglicht die strukturierte Erfassung relevanter Daten sowie die automatisierte Aufgabenverteilung. Die zugrunde liegende Tabellenstruktur dient zur systematischen Abbildung aller erforderlichen Informationen. Für die Übernahme bestehender Daten stehen flexible Importfunktionen zur Verfügung. Auch die Registrierung externer Gutachterinnen und Gutachter sowie die Abgabe von Gutachten sind über spezifische Prozesse digital abbildbar. Die integrierte Dokumentenverwaltung bietet Funktionen wie Versionierung, Verwaltung von Aufbewahrungsfristen sowie komfortable Upload- und Downloadprozesse. Ergänzt wird das System durch eine benutzerfreundliche Stammdatenpflege und umfassende Auswertungs- und Listengenerierung, die eine effiziente Steuerung der Abläufe unterstützen.
Ein besonderer Fokus lag auf der digitalen Verwaltung promotionsbezogener Dokumente. Die Lösung berücksichtigt unter anderem Anforderungen wie die Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen, das versionsbasierte Speichern von Inhalten, differenzierte Zugriffsrechte und die Möglichkeit zum Upload durch Vertreter. Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und eine spätere automatisierte Löschung werden systemseitig abgebildet. Die Dokumentenverwaltung basiert auf einer strukturierten Tabellenlösung mit Prozessen für Upload, Download und Versionsanzeige – jederzeit einsehbar für berechtigte Personen, revisionssicher und ohne Löschoption durch die Nutzer. Die Lösung lässt sich bei Bedarf um weitere Felder oder Integrationen – etwa mit einem Archiv – erweitern.
Die eingesetzte Lösung bietet nicht nur eine einfache und intuitive Bedienung, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Prozesse. Beteiligte erhalten automatisiert Aufgaben, werden bei Verzögerungen erinnert, und können Auswertungen jederzeit per Knopfdruck erstellen. Der aktuelle Stand ist für berechtigte Personen jederzeit einsehbar. Änderungen werden systemseitig protokolliert, Dokumente versioniert gespeichert – eine verlässliche Grundlage für langfristige Qualitätssicherung und Datenschutz.
Durch die modulare Erweiterbarkeit bleibt die Lösung zukunftssicher: Weitere Funktionen und Prozesse bis hin zu einem Serviceportal lassen sich mit minimalem Integrationsaufwand ergänzen – immer im Einklang mit dem Anspruch der Universität Stuttgart, intelligente Systeme für eine zukunftsfähige Gesellschaft zu gestalten.
Mit der Einführung der Softwarelösung von MR.KNOW ist die Universität Stuttgart einen entscheidenden Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen Verwaltung des Promotionsmanagement gegangen. Die neue Lösung unterstützt nicht nur die zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Berichtspflichten, sondern erhöht auch die Effizienz administrativer Prozesse.
Die Software bietet die Grundlage für weitere Digitalisierungsvorhaben, die bereits in Planung sind. Damit wird sie Teil einer digital gestützten, interdisziplinären und verantwortungsbewussten Hochschulentwicklung.
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